Column

De beste herinnering aan een beroerde vergadering blijf ik koesteren. Vijf horecamanagers bogen zich over de vraag over hoe zij hun beste medewerkers konden behouden. Net zoals nu was ook toen geschikt personeel in die bedrijfstak schaars, dus de vergadering duurde voort en voort. In de omkleedruimte niet ver van de vergaderzaal, zat Hendrik op een wiebelige houten stoel duimen te draaien. Hij had zich al lang en breed omgekleed, want zijn dienst zat er al een uurtje of wat op.

Hendrik had een mooi aanbod gekregen van een concurrerend bedrijf. Dat had hij netjes verteld aan een van de managers. Hij wilde wel trouw blijven, maar mocht daar dan ook iets tegenover staan qua beloning? Hij was er best trots op dat hij dat – hoewel misschien iets te bescheiden – had durven vragen. De manager had geantwoord dat hij Hendriks voorstel op de agenda van de vergadering zou zetten. Na afloop zou hij meteen het besluit horen.

Hendrik zat nog een hele poos duimen te draaien, voordat hij de moed op kon brengen om op te staan en de deur van de vergaderzaal te openen. De zaal bleek leeg. De managers – druk, druk, druk – waren Hendrik dus glad vergeten. De volgende dag meldde Hendrik zich supergemotiveerd bij de concurrent.

In een vorig leven was ik actief in het welzijnswerk. In die branche was (is?) vergaderen zo ongeveer de core business. Er waren soms drie lange vergaderingen per week. De parttimers namen er ook aan deel, zodat zij nauwelijks toekwamen aan welzijnswerken en daar gingen de vergaderingen dan ook over. We hielpen complete werkdagen om zeep met notulen en de actielijsten van de vorige week. Omdat niemand ergens tijd voor had, waren de notulen nooit compleet en konden bij gebrek aan actie de actielijsten gehandhaafd blijven voor de komende week, aangevuld met nieuwe actiepunten die ook niemand uit zou voeren. En daar hadden we het dan over.

Tijden veranderen. In de presentaties van diverse bedrijven en organisaties kun je tegenwoordig de mededeling: “Wij vergaderen nooit, “ tegenkomen. Dat is dan bedoeld als – ook in mijn ogen – een terechte aanprijzing. Met elkaar babbelen moet natuurlijk altijd. Vooral informele gesprekjes met de mensen op de werkvloer kan ik van harte aanbevelen.

Tijden veranderen ook weer niet al te snel. Nog steeds is een aanzienlijk deel van inpandig Nederland ingericht als vergaderzaal. Zet er pingpongtafels neer, fitnessapparatuur, een hapjesbar en interactieve vrolijkheid. En nodig vooral iedereen van de organisatie uit om er tijdens werktijd te komen babbelen. Over hobby’s en passies en desnoods even over verbeteringen van werkprocessen. Tip: gebruik deze ruimtes nooit om het voltallige personeel op te trommelen voor een manager speech met rampzalig klinkende berichten en de oproep van allemaal de schouders eronder en de neuzen dezelfde kant op.

Pluisje

- Advertentie -