Wat is een assessment en wat kun je ermee?

Als je als ondernemer mensen op de loonlijst hebt staan, kan dat zo nu en dan kopzorgen opleveren. Je krijgt te maken met lang openstaande vacatures door krapte op de arbeidsmarkt, medewerkers die uitvallen, medewerkers die sneller vertrekken dan je wilt,  en medewerkers die niet functioneren zoals je hoopt. Het kan nuttig zijn om externe expertise in te huren bij personeelsvraagstukken. Je komt dan bijvoorbeeld terecht bij een HR adviesbureau. En dan zul je vroeg of laat het advies krijgen om een assessment in te zetten. In dit artikel lees je wat dat is, en wanneer het meerwaarde heeft.

Assessment bij selectie
Een assessment is van oudsher een selectie-instrument. Het wordt gebruikt om te bepalen of een deelnemer (sollicitant) geschikt is voor een bepaalde functie. Idealiter is het één van de bronnen waar de beslissing vanaf hangt, naast de indruk die je eigen mensen hebben van de sollicitant, zoals de ‘hiring manager’ (vacaturehouder) of de recruiter. Want hoewel zij de organisatie goed kennen en kunnen inschatten wat er nodig is om de functie goed te kunnen uitvoeren, kan hun oordeel ook gekleurd worden door vooroordelen. Het is prettig om daarnaast het oordeel van een externe partij mee te kunnen nemen.

Analyse
Daar gaat bij een goed advies- of assessmentbureau een grondige analyse aan vooraf. De betrokken assessmentpsycholoog of een accountmanager verdiept zich uitgebreid in de organisatie en de functie, aan de hand van de functieomschrijving. Bij voorkeur wordt ook vooraf een gesprek gevoerd met de hiring manager. Dit gesprek wordt vaak gebruikt om zicht te krijgen op kritieke voorvallen, ofwel situaties uit het verleden waarin de kwaliteit van de persoon in de functie er écht toe deed. Ook is dit gesprek het moment om de actuele situatie en verwachte toekomstige ontwikkelingen te bespreken, die invloed hebben op de taken en verantwoordelijkheden in de functie.
Op basis van die informatie kan worden bepaald welke competenties of kwaliteiten nodig zijn om de functie goed te kunnen uitvoeren. Vervolgens wordt dan het assessmentprogramma gemaakt, dat bij voorkeur bestaat uit cognitieve tests, persoonlijkheidsvragenlijsten, een rollenspel en een interview. Zo’n programma geeft een deelnemer meerdere kansen om elke competentie te laten zien, zodat er met behoorlijke betrouwbaarheid kan worden geadviseerd of zij of hij geschikt is voor de functie.
Naast een geschiktheidsoordeel wordt tegenwoordig in vrijwel ieder assessmentrapport ook iets gezegd over ontwikkeling: wat zijn iemands sterke kanten en wat zou zij of hij nog verder kunnen ontwikkelen? Op deze manier geeft een assessmentrapport ook richting voor verdere ontwikkeling in de functie of binnen de organisatie.

Assessment bij verandering
Een assessment kan ook heel goed worden gebruikt in situaties waarin er sprake is van verandering. Kijkend naar individuele medewerkers, kan er op enig moment behoefte ontstaan om een volgende stap te zetten in de loopbaan. Een assessment kan dan worden gebruikt om inzicht te krijgen in de sterke kwaliteiten en ontwikkelgebieden van de medewerker, zonder dat die al worden gekoppeld aan een concrete functie. Het is dan een algemene verkenning, die als uitgangspunt kan dienen voor het bepalen van een volgende passende stap.
Ook als de organisatie zélf in beweging is, en er bijvoorbeeld gereorganiseerd moet worden, kan de inzet van assessments waardevol zijn. Bijvoorbeeld als een ‘nulmeting’: het assessment heeft dan als doel om in kaart te brengen in hoeverre mensen de kwaliteiten die in de nieuwe situatie nodig zijn, als in huis hebben. Vervolgens kan gerichte training en coaching worden ingezet om mensen te ondersteuning in het op peil brengen van de vereiste vaardigheden. Eventueel gevolgd door een tweede assessment, om te kijken waar de medewerkers dan staan en wat de training heeft opgeleverd.

Assessment bij niet-functioneren?
Het is misschien verleidelijk om ook aan de inzet van een assessment te denken, wanneer een medewerker niet goed functioneert. Zeker als het personeelsdossier wat mager is, kan het een goed idee lijken om een medewerker een assessment te laten doen voor haar of zijn eigen functie. De verwachting is dan dat in het assessment wordt aangetoond dat de medewerker het werk niet goed aankan. Dat is dan een goede reden zijn om afscheid te nemen van haar of hem, zo wordt vaak gedacht. Toch is het niet zo simpel. Het is belangrijk om vooraf stil te staan bij de vraag ‘wat als deze zij/hij het verrassend goed doet op het assessment?’ Het zou kunnen dat de medewerker in een neutrale setting toch goed uit de verf komt, wat betekent dat voor haar of zijn toekomst bij de organisatie? Bij een verstoorde arbeidsverhouding is de kans groot dat de medewerker niet zal staan te springen om een assessment te doen of hier zeer gespannen voor zal zijn. Dat kan leiden tot een vertekend beeld tijdens het assessment. Dit alles maakt, dat een assessment bij niet-functioneren eigenlijk nooit zinvol is.

Hoe haal je als organisatie het meeste uit een assessment?
Een assessmentrapport levert de meest waardevolle informatie op, wanneer de deelnemer (sollicitant of medewerker) zichzelf kan zijn tijdens het assessment. Dit levert een rapport op waarin de deelnemer zichzelf herkent. Daarmee zal de acceptatie van de uitslag en de motivatie om met ontwikkelpunten aan de slag te gaan zo groot mogelijk zijn. Om ontspannen en zelfverzekerd aan een assessment te kunnen deelnemen, is het belangrijk dat de deelnemer weet wat haar of hem te wachten staat. Wees dus transparant over de vraagstelling en de onderdelen die deel uitmaken van het programma. Raad de deelnemer aan zich in te lezen en zich voor te bereiden, bijvoorbeeld door te oefenen met de tests. Als werkgever straal je dan uit dat je het beste met je mensen voor hebt, en geef je ze vertrouwen om het assessment zo goed mogelijk te kunnen maken.

Wie is Nicoline Hermans?
Over de auteur: Nicoline Hermans is arbeids- en organisatiepsycholoog en expert op het gebied van assessments. Zij schreef het boek Succes met je assessment, dat in juni 2024 verscheen bij Uitgeverij Haystack. Met haar bedrijf Assessmentcoaching Nederland helpt zij mensen om zich optimaal voor te bereiden op hun assessment.