De notaris is zowel openbaar ambtenaar als ondernemer. Volgens de wet zijn veel zaken juridisch alleen geldig als die zijn vastgelegd in een notariële akte. Tegelijkertijd moet de notaris de bedrijfseconomische belangen van zijn kantoor in de gaten houden. Over die spagaat praten drie branchegenoten in de regio.

Een notaris legt afspraken tussen mensen vast in akten. Een notaris is een openbaar ambtenaar die door de overheid bevoegd is verklaard om officiële stukken op te maken. Die hebben onder meer betrekking op familierecht (erfenissen, huwelijkse voorwaarden, echtscheidingen), onroerende zaken (hypotheekovereenkomsten, koop van een huis) en personen-/ondernemingsrecht (bijvoorbeeld oprichtingsakten, overdracht van aandelen, fusies en statutenwijzigingen.)

Over automatisering…
Zoals elke onderneming ontkomt ook een notariskantoor niet aan de noodzaak van automatisering. Die slag is met redelijk succes gelukt. Theo Ritsema (Nysingh advocaten-notarissen, Zwolle) herinnert zich de dagelijkse praktijk van voorheen, toen hij nog werkzaam was van bij groot kantoor in Rotterdam. “Als ik daar bijvoorbeeld bezig was met de oprichting van een besloten vennootschap, ging ik uit van een modelakte die passend gemaakt moest worden. Ik schreef alles op wat voor de betreffende situatie van toepassing was. Het stuk ging vervolgens een verdieping lager, naar de afdeling waar zeker twintig dames de hele werkdag bezig waren met het uittikken van de stukken.

Inmiddels hebben we alleen nog met papier te maken bij het passeren van een akte. Heel veel is geautomatiseerd, ook in de koppeling van systemen. Niet alleen binnen de interne processen, maar ook met de burgerlijke basisadministratie, het Kadaster en de controle op identiteitsdocumenten.”

“Maar,” nuanceert Haije Bonga (Notariskantoor Wille in Apeldoorn), “als notariaat zijn wij een instituut waarbij alles moet kloppen. Er zijn notarissen die aan hun clienten de gegevens laten zien via een beeldscherm. Ik doe dat niet. Ik laat hen de gegevens op papier zien. Uiteraard kunnen ze de informatie online raadplegen; de ervaring leert echter dat vooral de nota van afrekening goed bekeken wordt. Daarom hecht ik er veel waarde aan om mijn cliënten de akte op papier nog eens goed door te laten nemen als ze bij me zijn.”

Roderik de Wilde (DWR Notarissen, Zutphen): “Ik ben ervan overtuigd dat de automatisering van de interne bedrijfsprocessen bij notariskantoren efficiënt geregeld is. Desalniettemin is er nog een hiaat tussen wat er softwarematig allemaal mogelijk is en de honderd procent zekerheid of meneer X bijvoorbeeld écht meneer X is en of zijn handtekening rechtmatig is. Ik ben ervan overtuigd dat hier op den duur oplossingen voor komen. Maar zover is het nog niet.”

Haije Bonga: “Bovendien hebben we te maken met ontwikkelingen die een andere werkelijkheid vertegenwoordigen van handel drijven en het onwrikbaar vastleggen van afspraken. Denk aan transacties in bitcoins en de samenhangende technologie van blockchains (gedeeld eigendom van digitale bestanden, red.). Als notaris doe ik uiteraard wat er in de wet staat. Daarin staat precies vastgelegd welk papier ik dien te gebruiken en hoe ik aktes moet bewaren en veiligstellen voor de toekomst. De wet zegt nog niets over zakelijke ontwikkelingen in het digitale tijdperk. Op dat punt is er een behoorlijke achterstand.”

Over prijs en kwaliteit…
“Tot 1999 hoefden we als notarissen nooit na te denken over hoeveel we in rekening moesten brengen voor vastgoedtransacties,” legt Theo Ritsema uit. ”Dat had de minister namelijk al voor ons gedaan in het zogeheten ‘Tarievenboek’. Daarna is zo ongeveer elk tariefsysteem afgeschaft en werd de marktwerking leidend.”

Roderik de Wilde: “Het is een doodnormale vraag van een opdrachtgever wat een dienstverlening gaat kosten. Daar geven wij een helder antwoord op. Als je dat niet kunt, dan heb je een probleem. Zo ervaart de cliënt dat en ik zou ook niet anders willen. Dat hoort bij een transparante en heldere dienstverlening. Ons vak bestaat uit het vastleggen van afspraken. Dat gebeurt dus ook bij de afspraken over de kosten.”

“Meer dan de helft van het werk dat ik verricht wordt beloond op basis van een offerte,” zegt Haije Bonga: “Veel trans paranter kan het niet. Bij een boedelafwikkeling werken we op basis van een uurtarief, omdat je vooraf niet in kunt schatten hoelang je daarmee bezig bent. Gedurende de opdracht houd ik de opdrachtgever uiteraard op de hoogte van het aantal uren dat ik besteed heb.”

Theo Ritsema: “Als eigendomsrechten kraken en piepen en dus om reparatie vragen, dan houdt de voorspelbaarheid op. De communicatie over de uren die dan gespendeerd moeten worden is dan uiteraard essentieel.”

Roderik de Wilde: “Het is lastiger voor een cliënt om de kwaliteit van onze dienstverlening te beoordelen. Brood kun je proeven en lekker vinden of niet, bij onze producten ligt dat ingewikkelder.” Haije Bonga: “Als we ons werk goed doen, valt dat niet op. Alleen de fouten vallen op. En meestal pas jaren later.”

Over concurrentie en ondernemerschap…
“Er is een grote verscheidenheid aan notarissen,” stelt Theo Ritsema: “Bij een kantoor dat gevestigd is aan de Zuidas in Amsterdam is het niet logisch dat iemand daar aanklopt om een kleine erfenis te regelen. Voor transacties met internationale spelers is het evenmin handig om een dorpskantoor in te schakelen. De klant legt het eerste contact. Die moet dus eerst bedenken welk soort dienst hij of zij waar het beste onder kan brengen. Het is logisch dat niet elke notaris overal goed in is. Tegelijkertijd schrijft het wettelijk systeem voor dat een notaris geacht wordt alles te doen. De werkelijkheid is volstrekt anders.”

“In principe hebben wij inderdaad de plicht om iemand met een vraag te helpen,” beaamt Haije Bonga. “Ik kreeg ooit een verzoek om te ondersteunen bij de overdracht van een vliegtuig. Ik maakte duidelijk dat ik zoiets nooit eerder had gedaan. Ik zou me dus langdurig in deze materie moeten verdiepen, met een bijbehorend kostenplaatje. Ik adviseerde deze potentiële opdrachtgever dan ook om naar een andere notaris op zoek te gaan die hier meer ervaring mee had.”

Roderik de Wilde: “Als je tegen iemand zegt dat je op het terrein van zijn vraag niet de meest deskundige bent, dan blijft hij echt niet bij je. Dat is een natuurlijk proces en daar zijn we eveneens transparant in. Wij vertellen op onze website waar we sterk in zijn. En het is niet meer dan logisch dat een cliënt voor een overdracht van een lapje grond in zijn dorp naar de plaatselijke notaris gaat, maar voor ingewikkelde zaken een stap maakt naar een ander kantoor.”

Theo Ritsema: “Door de wetgever is een heel systeem opgetuigd van rechtshandelingen en de manier waarop die tot stand moeten komen. Een huis kopen moet via een notariële akte. Huwelijkse voorwaarden en testamenten eveneens. Er zijn mogelijk nog meer regels over hoe je notaris wordt. En als je dat eenmaal bent is er een heel stramien van spelregels over waar je je aan moet houden. Dat is volkomen terecht. Maar hoe je je kantoor in de lucht moet houden, financieel en bedrijfseconomisch, dat mogen we zelf uitzoeken.”

Haije Bonga: “Als er niets te verdienen valt, hou je ermee op als praktijk. Dat is de laatste jaren ook in hoge mate gebeurd. Ik heb overigens wel de indruk dat na de afname van het aantal kantoren de situatie zich nu weer stabiliseert. En ik heb ook de indruk dat de bestaande kantoren groeien, in ieder geval wordt er weer meer personeel aangetrokken. Het blijft wel altijd zorgen baren dat we ontwikkelingen niet in de hand hebben. Als de hypotheekrente stijgt, heeft dat bijvoorbeeld gevolgen voor het aantal onroerendgoedtransacties. En als de wetgever bepaalt dat het erfrecht aangepast moet worden of andere familiekwesties, dan heeft dat effecten op onze bedrijfsvoering.”

- Advertentie -